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Ex-Change-Expertise A.S.B.L. met à la disposition d’entreprises et d’institutions des pays du Sud des experts bénévoles qui, par leur expérience professionnelle et leurs connaissances pratiques, peuvent leur apporter des conseils destinés à améliorer la gestion, l’organisation ou la production.

A l’heure actuelle, une équipe d’une bonne trentaine de personnes est active au sein de l’association et a réalisé 31 missions en 2012 avec un objectif en 2013 de 40 projets.

Pour avoir des informations complémentaires, nous vous invitons sur notre site :
www.ex-change-expertise.be Inscrivez-vous pour recevoir notre Newsletter (4 par an).
Une de nos missions de consultance 2012 au Togo a été effectuée en novembre dans une institution qui est spécialisée dans la collecte de l'épargne et dans l'octroi de crédits.
La mutuelle A.S.J.D. (Appui et Soutien aux Jeunes pour le Développement) a commencé ses activités d'épargne et de crédit en 1997, en qualité de système financier décentralisé.
Son siège social est basé à Lomé. En 2010, l'association se transforme en institution mutualiste d'épargne et de crédit. Ce qu'elle est encore aujourd'hui.
La mutuelle A.S.J.D. a fait appel à notre association "Ex-Change-Expertise A.S.B.L." afin de mettre à sa disposition les compétences d'un expert rompu aux pratiques de l'épargne et du crédit. Les termes de référence, en effet, concernaient la mise en chantier et l'organisation des activités de recouvrement et de contentieux pour amener ces activités à un niveau élevé de performance. Le recouvrement est une préoccupation importante et légitime des dirigeants d'une telle mutuelle.
En complète collaboration avec le Comité de Direction de la mutuelle, notre expert a souhaité structurer sa mission en plusieurs parties distinctes:
d'une part, il s'agissait de découvrir l'institution, d'appréhender toutes ses composantes.
Quel est le profil de la clientèle et quelles sont ses attentes ? Il y avait aussi bien sûr l'étude des produits financiers proposés : correspondent-ils bien à la typologie de cette clientèle, en majorité des commerçants et artisans ?
D'autre part, il fallait aussi analyser avec le responsable du contentieux les points forts et faibles trouvés dans les procédures d'octroi de crédits. Cette analyse et l'étude d'un échantillon de dossiers ont permis de déterminer avec précision les causes de la mise en recouvrement d'un débiteur, à tous les stades du dossier.
Faisant suite aux observations et analyses effectuées lors de l'état des lieux, notre expert a proposé des améliorations bien concrètes destinées à amoindrir à la source les risques de crédit : tout d’abord par renseignements et recoupements, en affinant le profil du client qui sollicite un crédit ; en améliorant l'efficacité de la prise de décision lors de l'étude du dossier, par des comités de contrôle aux attributions plus claires ; en renforçant la position juridique de la mutuelle par diverses procédures internes plus professionnelles, par l'amélioration des divers documents constituant le dossier du débiteur; en favorisant une réflexion en profondeur sur la pertinence de certains produits.

Etablissement de la procédure de recouvrement

Pour qu'une procédure soit respectée, il est indispensable qu'elle fasse l'objet d'un contrôle régulier. En effet, une procédure n'a de sens aux yeux des personnes devant l'appliquer que si on leur donne les moyens et le support nécessaire pour agir et l'appliquer.
Tenant compte de cela, notre expert s'est attaché à mettre au point une complète procédure de recouvrement qui soit à la fois simple et réaliste. Les outils qu'elle contient facilitent grandement la mise en oeuvre de la procédure de recouvrement.
Cette procédure fait l'objet d'annexes et tableaux détaillés remis aux dirigeants. Ils sont la propriété de la mutuelle A.S.J.D.
Conseils sur des améliorations périphériques
Il s'agit ici de conseils proposés par notre expert, et portant sur le contenu de certains documents de base, notamment ceux qui régissent les relations entre la mutuelle, d'une part, et ses clients, d'autre part, pour ce qui concerne les opérations de ces derniers.
Ses conseils ont également porté sur le règlement qui régit les relations mutuelle-emprunteurs, quelle que soit la forme du crédit octroyé. Ce type de document offre le grand avantage de clarifier les choses en cas de difficulté avec l'emprunteur, et donc de protéger l'institution de crédit.
D'autres conseils ont porté sur les relations que la mutuelle se doit de nouer avec des personnes-ressources extérieures, dans le but évident de rester informée sur les pratiques, démarches et autres expériences entreprises et vécues par des institutions plus imposantes par la taille.
Enfin, le point délicat de la déontologie du personnel vis-à-vis de la clientèle a lui aussi été l'objet d'une attention particulière.

Procédure de réalisation d'un acte hypothécaire

En recadrant en termes juridiques appropriés la réalisation d'un acte hypothécaire, notre consultant a clarifié les notions importantes en droit de "titre foncier", de "crédit hypothécaire" et de "prêt hypothécaire". Il a également fourni aux dirigeants un tableau synoptique structuré en jours ouvrables permettant de suivre toutes les étapes à franchir lors de la réalisation d'un acte hypothécaire.
Cette procédure précise et simple est une aide précieuse pour les membres du Comité de crédit.

Mise à disposition de divers documents

Les aspects financiers liés à l'épargne et au crédit sont souvent complexes et exigent de nombreuses compétences.
C'est pourquoi notre expert a voulu compléter sa mission auprès de cette mutuelle par la mise à disposition de nombreux formulaires et documents-types dont l'utilisation adéquate permettra à l'institution d'élever son niveau de performance par l'évitement de dangers et d'écueils inhérents aux octrois de crédits.
Un aide-mémoire très complet spécifiquement destiné aux "Agents de Crédit" de la mutuelle a également été fourni. Ce fascicule est un guide indispensable permettant à ces responsables d'approfondir et d'appréhender au mieux les tenants et aboutissants d'une demande de crédit. La connaissance de la personne sollicitant un crédit et l'identification de ce à quoi servira le crédit sont essentielles.
Enfin, notre expert a également fortement encouragé l'usage des nouvelles technologies, telles celles relatives à la géo-localisation des biens immobiliers par GPS (Global Positionning System), ou celles relatives à l'envoi de messages courts (ou textos) à destination d'un groupe de clients de la mutuelle, grâce à une clé 3G.
En conclusions, la mission s'est révélée riche par ses nombreux échanges de conseils et recommandations pratiques visant à accroître le niveau de qualité des crédits octroyés, tout en ne perdant pas de vue le rôle économique et social de la mutuelle A.S.J.D.
A terme, les efforts qui seront consentis à tous les niveaux par les membres de l'équipe doivent conduire à une diminution des actions de recouvrement et donc du nombre de contentieux. Objectif atteint !
Les moyens de communication liés à Internet permettront sans difficulté de garder le contact afin de poursuivre la consultance à distance, et de vérifier ensemble le niveau de réduction des prêts en retard de remboursement. Mieux outillé par notre expert, il ne fait aucun doute que le service de recouvrement verra son efficacité augmenter de façon appréciable.

Nos missions actuelles

Durant ces derniers mois plusieurs experts Ex-Change-Expertise sont revenus d’Afrique :

Expertise auprès de "OSA-NET" Bujumbura (Burundi)

Cette société dynamique spécialisée en télécommunication désirait une étude sur les données commerciales et financières de ses activités. Notre consultant a participé à l'élaboration du "business plan" qui servira à soutenir l'expansion de l'activité de l'entreprise. L'analyse de l'organisation interne et le recrutement ont fait en outre l'objet d'une intense collaboration avec la Direction.

Mission de consultance auprès du centre CFP Irebero à Gisenyi (Rwanda)

Ce centre de formation professionnelle avait décidé de renforcer ses capacités en matière de management administratif et financier. L'objectif final était l'amélioration de ses services en formation professionnelle.

Prochaine mission

Nous sommes à la recherche d’un expert bénévole pour la mission suivante :
Projet agroalimentaire à Abidjan (Côte d’Ivoire).
Enjeu de la mission : fournir un produit de qualité dans les meilleures conditions d’hygiène et de conservation aux entreprises et aux particuliers.
Améliorer, augmenter la production et la transformation de la pâte de manioc en semoule (attiéké), ainsi que son conditionnement.
Profil de l’expert recherché : expérience agro-alimentaire. Connaissance en production et conservation des pâtes de manioc pour la production de semoule.
Durée prévisible de la mission : 10 jours